De kracht van co-creatie

Zet jij je dagelijks in voor informatieveilig gedrag in de zorg? Wil je jouw kennis en ervaring inzetten om anderen te helpen? Geef je dan op voor een werkgroep!

Wat levert het jou op?

• Maak direct impact: draag bij aan hulpmiddelen die meteen in de praktijk worden gebruikt.
• Ontwikkel nieuwe vaardigheden: werk samen op manieren die je ook in andere projecten kunt toepassen.
• Vergroot je netwerk: leer andere professionals kennen uit verschillende functies en sectoren.
• Deel je expertise: jouw inzichten helpen om echte problemen op te lossen.

We zoeken enthousiaste mensen zoals CISO’s, FG’s, patiënten, cliënten, kwaliteitsadviseurs, beleidsadviseurs, zorgmedewerkers en communicatieadviseurs uit alle delen van de zorg: gehandicaptenzorg, huisartsenzorg, GGZ, GGD, VVT, ziekenhuizen en meer.

Ben je verspreid over een aantal maanden 12 uur beschikbaar en wil je bijdragen aan informatieveilige zorg? Meld je aan en doe mee!

We worstelen in de zorg allemaal met dezelfde problemen rondom het thema informatieveilig gedrag. Denk aan medewerkers die een datalek niet melden of die niet veilig omgaan met patiëntgegevens. Het programma Informatieveilig Gedrag in de Zorg (IVGZ) signaleerde een grote behoefte aan concrete hulpmiddelen en handvaten voor het bevorderen van informatieveilig gedrag. Hulpmiddelen die mensen snel kunnen aanpassen en toepassen in hun organisatie.
Wij, het team IVGZ, ontwikkelen met en voor de praktijk hulpmiddelen die ondersteunen bij het bereiken van informatieveilig(er) gedrag. Voorbeelden van hulpmiddelen zijn:

• Een animatie die iedere zorgorganisatie kan verspreiden onder medewerkers
• Praatplaten en presentaties die informatieveiligheidsprofessionals helpen om het gesprek te voeren over informatieveilig gedrag
• Een checklist zodat informatieveiligheidsprofessionals geen belangrijke risico’s, stappen of interventies vergeten
• Procesbeschrijvingen, zodat organisaties hun processen rond informatieveiligheid slim kunnen inrichten.

Met onze aanpak bundelen we de kennis en kunde van informatieveiligheidsprofessionals, gedragsdeskundigen, patiënten en/of cliënten, zorgverleners, communicatieprofessionals en andere relevante expertisen. De hulpmiddelen helpen je bij het doorbreken van onveilige routines in je organisatie. Ze bevatten bijvoorbeeld tips en voorbeelden hoe je zorgt voor een omgeving waarin informatieveilig gedrag vanzelfsprekender is (voor meer informatie over de theoretische achtergrond: COM-B-model | Aan de slag met informatieveilig gedrag).

We ontwikkelen onze hulpmiddelen met werkgroepen volgens een methode die zich veelvuldig heeft bewezen. De methode kent drie uitgangspunten:

• Alle perspectieven aan tafel
  De werkgroepen die onze hulpmiddelen ontwikkelen bestaan uit een diverse groep mensen. Samen hebben zij alle perspectieven en expertisen in huis om tot goede hulpmiddelen te komen. Per onderwerp kijken we goed wie we aan boord moeten hebben. Denk aan communicatieprofessionals, patiënten/cliënten, juristen, zorgverleners, informatieveiligheidsprofessionals en gedragsdeskundigen. Omdat ons programma de hele zorg bedient, zorgen we voor een spreiding in sectoren en omvang van organisaties. Blijken we gaandeweg toch een expertise te missen? Dan vragen we experts om onze werkgroep te adviseren. Bijvoorbeeld door een focusgroep te houden of door experts uit te nodigen voor een bijeenkomst. Daarnaast toetsen we altijd of het nieuw ontwikkelde hulpmiddel goed aansluit bij de al bestaande hulpmiddelen van het programma.
• Besluitvorming met deep democracy
  We volgen de principes van deep democracy. We zorgen dat we alle meningen, zorgen, twijfels en ideeën horen en serieus nemen. Minderheidsstandpunten verrijken uiteindelijk het meerderheidsstandpunt. Op die manier streven we ernaar dat iedereen uiteindelijk instemt met het eindproduct. Deze besluitvorming op basis van consent maakt besluitvorming beter en efficiënt.
• Snel en goed
  Samen met de werkgroep maken we in een kort tijdsbestek een verzameling waardevolle hulpmiddelen. We streven niet naar perfectie. De perfecte verzameling hulpmiddelen bestaat namelijk niet. Bovendien gaan de ontwikkelingen in onze zorg zo snel, dat de werkelijkheid je bij lange ontwikkeltrajecten inhaalt. Ook willen we zuinig omgaan met de kostbare tijd van onze werkgroepleden. Zij staan elke dag met de voeten in de klei en doen belangrijk werk in de zorg. Dit betekent dat we geen tijd willen verliezen aan eindeloos polderen. We denken steeds slim na over de vraag: hoe kunnen we in een afgebakend tijdsbestek (vaak vier maanden) iets maken waar mensen in de praktijk echt iets aan hebben?

Klinkt mooi, hè? Misschien heb je toch nog enkele vragen. We zetten hieronder de meest gestelde vragen over onze aanpak op een rij.

Hoe weet je zeker dat je werkgroep compleet is?
Dat weten we nooit helemaal zeker, maar we stellen onze werkgroepen zorgvuldig samen. We maken altijd eerst een knelpuntenanalyse van het veelvoorkomende probleem. Waarom melden mensen een datalek bijvoorbeeld niet? Waarom kiezen mensen voor onveilige manieren van digitale communicatie? Door publicaties te bestuderen en experts te raadplegen, komen we tot een oorzaak-gevolgdiagram (zie pagina 6 van de toolkit ‘Veilig communiceren’). Dit diagram helpt ons te bepalen welke expertisen nodig zijn om de oorzaken van onveilig gedrag aan te pakken. Op basis hiervan maken we een profiel voor werkgroepleden en werven en selecteren we de juiste personen. De uiteindelijke werkgroep kan zich vervolgens laten adviseren door experts of behoefte-onderzoek uitzetten onder de beoogde doelgroep van de hulpmiddelen.

Waarom kiezen jullie voor werkgroepleden uit de praktijk?
Onze hulpmiddelen zijn van en voor de praktijk. Mensen die in de zorg werken, kunnen het beste inschatten waar behoefte aan is en welke informatieveilig gedrag zij willen verbeteren. Zij hebben bovendien zicht op goede voorbeelden en een schat aan ervaringskennis. Zij weten wat wel of niet werkt in de dagelijkse praktijk van de zorgprofessional. Ook hebben zij geen politieke belangen: zij kunnen op persoonlijke titel spreken. Zo kunnen we inhoudelijk gedreven besluiten nemen op basis van de kracht van deep democracy. Tot slot is het voor mensen uit de praktijk zelf waardevol om in een werkgroep deel te nemen omdat zij ter plekke elkaar kunnen helpen door eigen ervaringen te delen. Daarnaast kunnen zijn fungeren als ambassadeurs voor het ontwikkelde hulpmiddel in de praktijk.

Hoe bepalen jullie welke hulpmiddelen jullie gaan ontwikkelen?
We kiezen onze hulpmiddelen op basis van grondige analyses. We maken een knelpunten-analyse die laat zien wat de oorzaken van onveilig gedrag zijn. Hierdoor kunnen we bepalen aan welke knoppen (oorzaken) we moeten draaien om tot informatieveilig gedrag te komen. De werkgroep brainstormt vervolgens over welke interventies bijdragen aan het oplossen van die knelpunten. Het team van IVGZ brengt inspirerende voorbeelden en relevante kennis in, zodat de werkgroepleden een goede keuze kunnen maken. Na de lancering van de hulpmiddelen halen wij als programma permanent feedback op. Als we merken dat er behoefte is aan aanvullende instrumenten of een actualisatie op de inhoud, kunnen we een hulpmiddel uitbreiden of aanscherpen met de oorspronkelijke of een nieuwe werkgroep.

Hoe zorgen jullie ervoor dat hulpmiddelen gedragen worden door de praktijk?
We ontwikkelen onze hulpmiddelen met werkgroepleden uit de praktijk. Zij kunnen goed inschatten waaraan behoefte is en wat voor eindgebruikers een bruikbaar hulpmiddel is. Ook kunnen zij concept-producten testen onder hun collega’s. We benutten onze eigen communicatiekanalen en die van koepelorganisaties om zoveel mogelijk mensen in de zorg te bereiken. Ook na de publicatie van onze hulpmiddelen monitoren we of de hulpmiddelen nog aansluiten bij de behoeften van eindgebruikers. Als er nieuwe ontwikkelingen of behoeften zijn, passen we hulpmiddelen aan. Het programma heeft daarnaast een klankbordgroep waarin koepelorganisaties vertegenwoordigd zijn, zodat hun perspectieven bij de ontwikkeling van hulpmiddelen ook een plek krijgen.

Hieronder lichten we de basisprincipes toe van de bijeenkomsten. Daarnaast kun je een kijkje nemen in hoe de stappen er in de praktijk uit kunnen zien, door op het uitklapmenu te klikken.

• Samen met een groep professionals en het team IVGZ werk je aan een oplossing voor een veelvoorkomend probleem uit de dagelijkse praktijk. Deze oplossing noemen we ‘doelgedrag, en kiezen we aan de hand van een oorzaak-gevolgendiagram.
• Nadat er een doelgedrag gekozen is, werk je samen met de werkgroep aan een hulpmiddel om het doelgedrag te bereiken. Dit doen we door in meerdere bijeenkomsten van een prototype naar een eindproduct te werken.
• Als deelnemer van de werkgroep ben jij de oren en ogen van de praktijk en daarmee breng jij waardevolle input in die nodig is om tot een eindproduct te komen. In de bijeenkomsten brainstorm je over de oplossingen en geef je feedback op de prototypes. Het team IVGZ bereidt de werkgroepen voor en ontwerpt, samen met een professioneel ontwerper, de prototypes en het eindproduct.
• Het uitgangspunt is om in drie à vier bijeenkomsten een eindproduct te ontwikkelen dat een oplossing biedt voor het gezamenlijke probleem. Tegelijkertijd blijven we flexibel, zodat we optimaal kunnen inspelen op wat nodig is om de beste hulpmiddelen te ontwikkelen.