De Wegwijzer
×
De Wegwijzer
Stap 1.2

Vormen kernteam

Wat

Nu het probleem bekend is, vorm je een multidisciplinair kernteam. Dit team begeleidt het hele proces energiek en met betrokkenheid.

Hoe

In het kernteam heb je mensen nodig die de organisatie goed kennen en voldoende zeggenschap hebben. Hierbij kun je denken aan één of enkele medewerkers die in de dagelijkse praktijk te maken hebben met het probleem, een vertegenwoordiger vanuit het bestuur of management, een FG, een security-officer, een adviseur informatiebeveiliging, een communicatieadviseur en een opleidingsadviseur. Het kernteam komt regelmatig bij elkaar om alle stappen gezamenlijk te doorlopen. De samenstelling van het kernteam verschilt per stap en is steeds te zien in het onderdeel ‘Met wie?’

Tip
Eén aanspreekpunt

Kies één persoon uit het kernteam die het project leidt... en die vast aanspreekpunt is voor de organisatie. Dit kan een officiële projectleider zijn of iemand anders uit het kernteam.

Belangrijke rol opdrachtgever

Maak ook afspraken over wie de opdrachtgever is. Een opdrachtgever is één persoon die uiteindelijk beslissingen neemt en producten goedkeurt. Ook al ligt het opdrachtgeverschap bij een compleet managementteam, directieteam of bestuur, zorg er dan toch altijd voor dat er één vast aanspreekpunt is. De rol van opdrachtgever is een belangrijke, ook in het wegnemen van barrières (bijvoorbeeld financieel, weerstand, prioritering). Het is dus iemand met voldoende mandaat om hier beslissingen over te nemen. Dit kan een lid zijn van de Raad van Bestuur, maar kan bijvoorbeeld ook de directeur of manager ICT zijn, de directeur bedrijfsvoering of de directeur HRM. Denk ook alvast na over wie de resultaten en de acties uit het project overneemt na afloop van het project, zodat de resultaten van het project geborgd zijn. Bespreek met je opdrachtgever of hij dat zelf is of dat dit een andere persoon moet zijn, zoals een operationeel directeur of een leidinggevende. Betrek deze persoon ook alvast bij je plan van aanpak, zodat diegene weet dat er over een aantal maanden iets wordt verwacht.

Tip
Betrek de werkvloer

Betrek collega’s van de werkvloer om het probleem echt te... kunnen doorgronden. Toon enthousiasme bij het verzamelen van de juiste mensen om je heen. Voorkom frustratie door te werken met een te klein kernteam (hoe groter je team, hoe groter het draagvlak) of een zwak kernteam (zonder enige zeggenschap kun je weinig bewerkstelligen).

Tip
Houd de acties op de agenda

Kies vaste momenten om bij elkaar te komen met het... kernteam. Bijvoorbeeld onder de naam ‘heartbeatsessie’. In deze sessies doorloop je veel stappen met het multidisciplinaire team. Zo zorg je dat het onderwerp en de acties op de agenda blijven staan.

Tip
Voorkom vertraging door gebrek aan invloed

Als projectleider of initiatiefnemer heb je zelf niet overal invloed... op. Zorg dat je bij de voorbereidingsstap voor jezelf inzichtelijk hebt op welke zaken je geen invloed hebt. Denk bijvoorbeeld aan budget of capaciteit van collega’s. Zoek naar de collega’s die hierop wel invloed hebben en betrek deze vanaf de start door hen in je projectteam te vragen of incidenteel met hen af te stemmen. Dit voorkomt vertraging op een later moment.

Resultaat stap 1.2

Een slagvaardig kernteam staat klaar om de activiteiten uit te voeren. De meest relevante disciplines maken onderdeel uit van dit kernteam.