Opstellen plan van aanpak

In deze stap maakt het kernteam een plan van aanpak en legt dit ter goedkeuring voor aan de opdrachtgever.

Het maken van een plan van aanpak of projectplan kan helpen bij een goede start van je project. Door vooraf goed met belanghebbenden na te gaan wat er nodig is om je project tot een goed einde te brengen, voorkom je dat je gedurende het project voor verrassingen komt te staan. Door de opdrachtgever, de beoogde doelgroep en andere belanghebbenden vanaf het begin mee te laten denken, creëer je betrokkenheid die je later in je project goed kunt gebruiken. Er bestaan meerdere formats voor het opstellen van een plan van aanpak om gestructureerd je doel te bereiken. Bekijk ons voorbeeldformat van het plan van aanpak.

Denk in het plan van aanpak ook aan de randvoorwaarden. Randvoorwaarden zijn alle aspecten waaraan een project moet voldoen of rekening mee moet houden. Aspecten die niet beïnvloedbaar zijn door de betrokkenen, soms zelfs niet door de opdrachtgever, maar waaraan de betrokkenen zich wel moeten conformeren. Aspecten die bovendien invloed hebben op de uitvoering van het project en waarvoor mogelijk van alles gedaan en geregeld moet worden om eraan te voldoen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wet- en regelgeving waaraan moet worden voldaan, een vastgestelde begroting of strategische keuzes van de organisatie. Ook de benodigde capaciteit en overige middelen voor het project kun je beschouwen als een randvoorwaarde voor het slagen. Denk hierbij aan mensuren van het kernteam, beschikbaarheid van de groep collega’s waarop je het project richt (= de doelgroep), maar wellicht ook communicatiekosten en opleidings- en trainingskosten. Op dit moment kun je daar nog geen nauwkeurige schatting van maken, omdat nog niet duidelijk is wat de interventie gaat worden, maar zorg ervoor dat je dit wel alvast als onderdeel of nader te bepalen kostenpost opneemt in je plan van aanpak. Sta ook alvast stil wie verantwoordelijk wordt ‘in de lijn’ voor het vervolg van het project.

Je definitieve plan van aanpak leg je voor aan en bespreek je met je opdrachtgever. Wanneer je opdrachtgever akkoord is, ben je weer een stap verder in je project.
Het overleg met je opdrachtgever gedurende het hele project is cruciaal. De goedgekeurde versie van het plan van aanpak is je startdocument. Hoe verder je in het project bent, hoe nauwkeuriger je de benodigdheden voor de implementatie en borging kunt bepalen. Zorg er dus voor dat je regelmatig de voortgang en resultaten van het project bespreekt met je opdrachtgever. Zo voorkom je dat je, wanneer je bij de stap Interventies uitvoeren van deze wegwijzer bent, je bijvoorbeeld geen capaciteit in de organisatie hebt om daadwerkelijk alle interventies te implementeren.